Книга регистрации приказов по кадрам нужен ли на малом предприятии

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве – СИЗ, нормы, инструкции

13:00, 03 октября 2013 2   20   6117

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

•   локальные акты,
•   договоры,
•   приказы,
•   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/

Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018

• Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
• Кадровое делопроизводство — журналы учета
• Журналы
• Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
• Документы предприятия службы
• Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

Кадровый учет с нуля пошагово

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя.

Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству».

В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Источник: http://rossiz.ru/obyazatelnye-zhurnaly-ucheta-v-kadrovom-deloproizvodstve/

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

2ann.ru

Юридические ответы на жилищные вопросы

Нужна бесплатная консультация юриста?

Москва и московская область

8(499)110-74-89

› Документы

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

Для чего нужен журнал регистрации приказов?

С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

• когда человек был принят на работу;
• переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
• привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
• дату и причину прекращения трудовых отношений.

Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

• о приеме сотрудника на работу;
• увольнении сотрудника;
• переводе сотрудника на другую должность;
• совмещении сотрудника;
• совместительстве сотрудника;
• заработной плате;
• командировке;
• отпуске, декрете;
• награждении;
• изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

• Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
• Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
• Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

• наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
• наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
• наличие заголовка документа;
• наличие текста приказа;
• наличие подписи руководителя работодателя;
• наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Виды журналов регистрации

Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

• касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
• по вопросам организации и охраны труда;
• кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
• журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
• и прочие.

Журнал регистрации распоряжений образец:

Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.

Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

Почему необходимо ведение журнала

Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г.

Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

Структура и содержание журнала приказов работодателя

Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

Страницы имеют несколько граф для заполнения:

• номер по порядку очередной записи;
• дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
• присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
• краткое содержание распорядительного документа;
• кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
• примечание;
• подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
• могут быть и другие графы.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Источник: https://NotariusMoskva.ru/zhilishchnoe/kak-vesti-zhurnal-registracii-prikazov.html

Книга приказов: как вести правильно, образец

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

• срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
• большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

• титулка;
• список лиц, ответственных за ведение Книги;
• главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
3. дата заведения отчетной тетради;
4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

• фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
• реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
• подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

1. порядковый номер подписанного документа;
2. дата подписания и регистрации Приказа;
3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

• В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
• К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
• КМ – оформление командировок;
• ЛС – распорядительные документы по личному составу;
• О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Последние изменения: Январь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

• на титульной странице;
• на последнем листе;
• в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
2. Название распорядительного документа.
3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
   • отпуска;
   • приём или увольнение;
   • внесение изменения в штатное расписание;
   • перевод на другую должность;
   • назначение совмещения.

1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий – Все о финансах

(11 5,00 из 5)
Загрузка…

Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме.

До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.

Кадровый учет по упрощенной схеме

К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:

• составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
• оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
• внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
• заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.

Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2017 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.

Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров

Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий.

В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:

1. размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
   штатная численность – не более 15 человек;
2. доля участия государства – максимум 25%.

Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.

Заключение с нанимаемым работником договора

Заключаемые с физическими лицами договоры (соглашения) можно по праву разделить на две укрупненные категории:

1. трудовые;
2. гражданско-правовые.

Гражданско-правовой договор

Цель договорных отношений – достижение конкретного, четко определенного результата. Работодатель в данном случае является заказчиком, а работник – исполнителем.

Исполнитель выполняет определенную работу или достигает конкретного результата в назначенный договором срок.

Заказчик принимает данную работу и, если её результат соответствует установленным требованиям, прописанным в договоре, своевременно выплачивает исполнителю причитающееся вознаграждение.

Гражданско-правовой договор имеет следующие особенности:

• заключается между заказчиком и исполнителем на строго определенный период или, как вариант, до появления нужного, конкретно идентифицированного результата;
• не предусматривает оформления кадровых документов, внесения данных в трудовую книжку, уплаты взноса в ФСС (фонд социального страхования);
• помимо суммы обусловленного вознаграждения, непосредственно указанной в соглашении, заказчик обязан уплатить за конкретного исполнителя подоходный налог (НДФЛ) по стандартной ставке 13%, а также взнос для ПФР (22%) и медицинскую страховку ФФОМС (5,1%).

Трудовой договор

В основе договорных отношений – необходимость осуществления наемным работником определенного процесса, для которого работодатель обеспечивает надлежащие условия.

Работник следует установленному регламентом распорядку, соблюдает требования трудовой дисциплины, выполняет конкретные поручения работодателя, самостоятельно совершает определенные действия.

Работодатель ежемесячно выплачивает наемному работнику оговоренную соглашением заработную плату, делая это, как правило, двумя платежами – аванс и окончательный расчет.

Трудовой договор в РФ чаще всего заключается сторонами бессрочно. Такой способ оформления трудовых отношений подразумевает необходимость оплаты работодателем за наемного работника подоходного налога, а также вышеупомянутых взносов для ПФР (пенсионный взнос), ФФОМС (медицинская страховка) и ФСС (соцстрах).

Следует отметить, что необходимость ведения кадрового учета и делопроизводства возникает в практике управления персоналом именно тогда, когда наемный работник оформляется на предприятии или у индивидуального предпринимателя с заключением трудового договора.

Субъекты бизнеса, отнесенные к микропредприятиям, получили возможность оформлять отношения с наемными работниками по типовой форме трудового договора, специально утвержденной государством с целью упрощения порядка ведения кадров.

Данная форма подразумевает заполнение именно тех её пунктов, которые имеют непосредственное отношение к выполняемой работе, являющейся предметом составляемого сторонами трудового договора.

Какие документы необходимы для оформления трудового договора

Сотрудник, нанимаемый на работу по трудовому договору, должен предоставить работодателю следующий набор обязательных документов:

• Гражданский паспорт, при отсутствии которого можно предъявить временно предоставленное удостоверение личности.
• Свидетельство СНИЛС.
• Для военнообязанных – военный билет.
• Трудовая книжка (не требуется, если работник, уже имеющий основную занятость, трудоустраивается по совместительству).

Дополнительные бумаги, которые могут потребоваться работодателю в определенных ситуациях:

1. Документы о наличии у наемного работника соответствующего образования.
2. Медицинская книжка (бумага о прохождении нанимаемым сотрудником обязательного медосмотра).
3. Документ о наличии или отсутствии у гражданина судимостей.

Если оформляемый сотрудник не осуществлял прежде трудовую деятельность, работодатель обязан завести для него трудовую книжку, а также получить в ПФР свидетельство СНИЛС.

Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.

Если у физического лица отсутствует ИНН, данное обстоятельство не считается основанием для отказа ему в трудоустройстве, а работодатель будет вынужден сдавать за него соответствующую отчетность без указания этого реквизита.

Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве

Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.

Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:

1. наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
2. дата составления и регистрационный номер документа;
3. срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
4. ФИО оформляемого работника;
5. наименование подразделения;
6. должность нанимаемого сотрудника;
7. условия трудоустройства, характер работы;
8. размер оговоренной ставки (оклада);
9. величина обусловленной надбавки;
10. продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
11. основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
12. подпись руководителя (с расшифровкой);
13. подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

Внесение сведений о трудоустройстве в трудовую книжку

Трудовая книжка физического лица является своеобразным досье, содержащим подробные сведения обо всех фактах, связанных с его трудоустройством:

• принятие (оформление) на работу в определенной должности
  перевод на другую позицию или в иное подразделение организации;
• увольнение (сокращение);
• другие обстоятельства, события.

Каждая запись, внесенная работодателем в трудовую книжку, должна быть обоснована ссылкой на соответствующий документ (приказ, регламент, нормативно-правовой акт) с указанием его наименования, номера и даты.

Информация о трудоустройстве обязательно должна быть внесена работодателем в трудовую книжку, если сотрудник отработал более 5 (пяти) дней на основном месте занятости по трудовому договору.

Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника

Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:

1. Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
2. Данные о пребывании на воинском учете.
3. Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
4. Аттестация работника.
5. Повышение квалификации (ПК).
6. Профессиональная переподготовка (ПП).
7. Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
8. Отпуска.
9. Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
10. Дополнительная (прочая) информация.

Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.

Увольнение (высвобождение) работника

Увольнение трудоустроенного сотрудника производится его работодателем на основании одного из трех перечисленных ниже документов:

• заявление работника об увольнении (собственное желание сотрудника, работодатель предупреждается за 2 недели);
• соглашение между работодателем и работником о прекращении трудовых отношений (расторжение договора по обоюдному желанию сторон);
• уведомление об окончании периода действия договора, посредством которого были ранее оформлены трудовые отношения.

Процедура увольнения:

1. Издание работодателем соответствующего приказа.
2. Составление записки-расчета по трудовым выплатам в связи с увольнением.
3. Внесение в трудовую книжку сведений об увольнении (как в приказе).
4. Внесение соответствующей записи в персональную карточку сотрудника.
5. Увольняющийся сотрудник расписывается в личной карточке.
6. Уволенному работнику возвращается его трудовая книжка, выдаются справки о выплаченной зарплате и 2-НДФЛ.

Прочтите также: Проверка малого предприятия в 2018 году

© 2018, Все о финансах. Все права защищены. Копирование материалов только с разрешения автора.

(11 5,00 из 5)
Загрузка… 

Правоприменительная практика и/или законодательство РФ меняется достаточно быстро и информация в статьях может не успеть обновиться.
Самую свежую и актуальную правовую информацию, с учетом индивидуальных нюансов вашей проблемы, можно получить по круглосуточным бесплатным телефонам:

или заполнив форму ниже.

Источник: https://vseofinansah.ru/kak-zarabotat/svoe-delo/uproshhennyj-kadrovyj-uchet-dlya-mikropredpriyatij