Книга по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец 2020

» Персонал » Трудовая книжка »

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим их подробнее.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

• Информацию записывают аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей свето- и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанное от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, неприемлемы сокращения. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносят полностью. Этим требованием специалисты отдела кадров иногда пренебрегают, нарушая правила.
• Каждую запись нумеруют в предназначенной для этого графе.

Инструкция по ведению трудовых книжек

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют право дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

• Сведения о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата рождения, информация об образовании, профессии, специальности.
• Сведения о стаже. Наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответствующей графе, как показано на образце в конце статьи.

Для отражения информации о заслугах работника выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». На этих страницах описывают историю рабочей доблести: государственные награды, присвоение почетных званий, грамот, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрений.

записей трудовой

• Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
• Информация должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
• Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное — для года (2003 г., а не 03 г.).
• На титульном листе ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие — основное место работы.
• Руководитель обязан заполнить трудовую при стаже более пяти дней.
• Если отношения с работодателем оформлены посредством договора, производить записи в книжке нет необходимости.

Примите к сведению:

1. Документ заводит сотруднику работодатель на первом месте работы. Заполняют его в присутствии будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего трудовую, ответственность за надлежащее ведение и заполнение несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Ответственность несет руководитель.
4. В случае прекращения с работником отношений делают запись об увольнении и выдают трудовую на руки в этот же день. Если произошла задержка по вине работодателя, изменяют дату увольнения.

Данный юридический документ отражает профессиональный путь владельца и является лицом работника, поэтому правила оформления следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

Статья обновлена 27 декабря, 2019

Источник: https://ktovdele.ru/trudovaya-knizhka.html

Электронные трудовые книжки с 2020 года

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

• Ф.И.О. работника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

• у последнего работодателя;
• по запросу в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Журнал ведения трудовых книжек: образец 2020 года

Статья акутальна на: Сентябрь 2020 г.

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.

Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Как заполнять журнал

Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:

Реквизит	Как заполнять
Колонка № 1	Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке.

Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжекОтведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой)Колонка № 5Указывают Ф.И.О. владельца трудовойГрафа 6Фиксируют серию и номер регистрируемых бланковГрафа 7 журнала регистрации трудовых книжекСодержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовойКолонка 8Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудникГрафа 9Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное местоКолонка 10Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранениеГрафа 11Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажаПоследние колонкиОтведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Как вести журнал

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.

Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

• важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
• страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
• есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.

https://www.youtube.com/watch?v=BjY6cGKyZic

Поле для подписи работника может содержать:

• подпись получателя трудовой книжки;
• пустое место, если работник не явился для получения документов;
• реквизиты акта об отказе в росписи.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.

Книга учета трудовых книжек

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Книга учета трудовых книжек Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель. Для чего нужна Для порядка в работе с трудовыми книжками. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним. Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы: Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка. Срок хранения и уничтожение Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Где можно купить Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине. Зачем нужна книга регистрации трудовых Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового. Образец ведения журнала трудовых книжек Журнал ведения трудовых образецДля учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки. Учет трудовых на предприятии — инструкция Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них. 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно; 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами); фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала; шестая колонка отводится для серийного номера. Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.Книга учета движения трудовых книжек образец в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию; 8 – наименование отдела организации; 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат; в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию; 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк. 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении. Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок Образец как исправить ошибкиВедут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа: Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица. «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется. Это важно знать:  Заявление на получение трудовой книжки по почте

Источник: https://TrudGid.ru/trudovaya-knizhka/zhurnal-vedenija-trudovyh-knizhek-obrazec-2020-goda.html

Журнал учета трудовых книжек: порядок заполнения, образец документа, правила скрепления и опломбирования

Журнал учета трудовых книжек является обязательным учетным документом, который оформляется работодателем для организации движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. При оформлении такого журнала работодателю стоит учесть законодательные требования к нему.

Для чего предназначен

В перечне обязанностей работодателей, которые связаны с их работой с трудовыми книжками, находятся:

1. Прием трудовых книжек от зачисленных в штат работников.
2. Оформление новых трудовых книжек для сотрудников, только начинающих свой карьерный путь.
3. Внесение в трудовую книжку отметки о работе и переводах на другую работу, а также об имеющихся наградах.
4. Обеспечение сохранности трудовых книжек в специальном месте, которое исключает их уничтожение или повреждение, а также доступ посторонних.
5. Внесение записи об увольнении или прекращении трудового договора с сотрудником.
6. Выдача документа бывшему сотруднику или доверенному лицу после увольнения или смерти сотрудника.

Обязанности работодателя по ведению строгого учета трудовых книжек прописана в Правилах ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года и  ст. 66 Трудового кодекса.

Понятие учета движения трудовых книжек в законодательстве не предусмотрено.

Но под ним понимается регистрация трудовых книжек (принятых от сотрудников и оформленных), фиксация фактов их хранения и передачи сотруднику при расторжении с ним трудового договора.

В частности, согласно законодательным требованиям, каждый работодатель должен вести:

1. Приходно-кассовую книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (она ведется бухгалтерией, куда вписывается количество принятых и отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием их стоимости).
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (она заполняется кадровой службой работодателя).

Особенности организации учета трудовых книжек на предприятии описаны также в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

Главный учетный документ для регистрации и контроля за трудовыми книжками называется журналом (также используется наименование реестр).

Согласно пп. 40,41 Правил ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 2003 года №225, в целях организации контроля за движением трудовых книжек на предприятии оформляется специальный журнал или учетная книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Требования

В данном журнале содержится информация относительно трудовых книжек и вкладышей к ним, которые были переданы трудоустроенными сотрудниками и заведены работодателем на лиц, которые впервые устраиваются на работу.

К журналу движения трудовых книжек предъявляются такие требования:

1. Он должен иметь твердый переплет с прошитыми страницами, так как данный журнал будет эксплуатироваться на предприятии долгое время. После чего он еще будет храниться на предприятии 75 лет.
2. Каждый лист учетного журнала нумеруется.
3. На месте сшивки журнала делается запись с указанием прошитых листов и с подписью руководителя.
4. Журнал должен быть скреплен сургучной печатью и пломбой по ч. 4 п. 41 Правил. Пломба должна захватывать края жгута, которым ранее сшивался журнал. Вместо сургучной печати нельзя использовать мастичную печать.
5. Журнал учета трудовых книжек заполняется гелевой (шариковой) ручкой с пастой черного, фиолетового или синего цвета.

В настоящее время найти сургучную печать очень проблематично. Поэтому в организациях используется такой способ опечатки учетного журнала: на оборотную сторону книги на концы прошивающего ее шнура приклеивается листок. На нем делается запись «Прошито и пронумеровано … листов. Дата». Здесь же ставится печать организации.

Но нельзя дать гарантии, что этот способ не вызовет претензий со стороны проверяющих.

Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек

В Приказе Министерства труда РФ №69 от 2003 года №69 в Приложении №3 утверждена типовая форма учетного журнала.

На титульном листе указывается наименование компании и дата начала заполнения журнала учета трудовых книжек.

Перед тем как приступать к заполнению журнала, нужно его пронумеровать (поставить номер на каждом листе или странице).

Для учета трудовых книжек предусмотрено 13 столбцов, в котором отображаются такие данные:

1. Порядковый номер поступившей для хранения трудовой книжки или вновь оформленного документа (1, 2, 3…).
2. Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
3. Дата приема сотрудника на работу (столбцы со 2 по 4). Указанные даты могут не совпадать: ведь по закону работодатель оформляет трудовую книжку в течение 5 дней после трудоустройства сотрудника, а когда трудовая оформляется впервые – в течение недели (по п. 8 Правил №225).
4. Персональные данные владельца трудовой книжки: его фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений).
5. Реквизиты трудовой книжки и вкладыша в нее (их серия и номер).
6. Должность (в строгом соответствии с приказом о приеме на работу), на которую принимается сотрудник (профессия или специальность работника, на которого была заведена трудовая книжка).
7. Наименование структурного подразделения, которое будет являться местом работы.
8. Реквизиты распоряжения работодателя, по которым происходит прием на работу: это приказ о приеме сотрудника в штат. Это поле заполняется исключительно для трудовых книжек.
9. Подпись лица, которое приняло трудовую книжку под свою ответственность и заполнило ее.
10. Сумма, которая была получена за заполнение трудовых книжек и вкладышей в них. Если плата не взималась, то поле остается пустым или ставится прочерк.
11. Дата выдачи трудовой книжки на руки сотруднику (при расторжении с ним трудового договора).
12. Подпись увольняемого лица, которая подтверждает факт получения им трудовой книжки.

Указанные 13 граф содержат исчерпывающий перечень сведений о трудовых книжках, который необходим для их должного учета. Дополнять их своим столбцами работодателю не следует.

Есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть работодателю при заполнении учетного журнала:

1. Сокращения недопустимы.
2. При переводе сотрудника на новую должность указанные сведения не переносятся в учетный журнал.
3. В графе 12 с датой получения трудовой книжки нужно, чтобы эта дата совпала с последним рабочим днем сотрудника. Если же сотрудник не получил трудовую в последний рабочий день, то сюда вносится дата отправки уведомления о необходимости получения трудовой книжки или передачи согласия на ее пересылку.
4. Если сотрудник отказался расписаться в журнале о получении трудовой книжки, то об этом составляется специальный акт, который прикладывается к журналу.

Сам журнал можно приобрести в специализированном магазине либо скачать и распечатать готовую форму. Образец журнала учета трудовых книжек по утвержденной форме можно скачать здесь.

Кто заполняет журнал

Журнал учета трудовых книжек на предприятии заполняет лицо, которое является ответственным за их учет и хранение в компании. Обычно это специалист кадровой службы, секретарь или бухгалтер.  В небольших компаниях такие полномочия берет на себя сам руководитель.

При этом, согласно законодательным требованиям, все связанные с трудовыми книжками действия могут осуществлять только ответственные лица, назначенные приказом руководителя. Именно они ведут учет и обеспечивают должное хранение трудовых книжек.

Правила заполнения

Записи в учетный журнал вносятся аккуратно для обеспечения их читабельности. Вся информация здесь должна быть точной и достоверной.

При необходимости внесения правок в журнал учета они делаются по правилам, действующим для самих трудовых книжек. Вначале сотрудник указывает, что ошибочная запись является недействительной. Эта заметка заверяется подписью и печатью организации. После чего нужно сделать новую правильную запись.

Главное, что не нужно зачеркивать запись и замазывать ее корректором.

В остальном особых правил заполнения журнала не предусмотрено. документа определено на законодательном уровне и дополнительные данные в него не вносятся.

Обычно у специалистов кадровой службы не возникает сложностей при ведении журнала учета трудовых книжек.

Хранение

Книга учета трудовых книжек не оформляется заново каждый год. Новая книга заполняется работодателем только в случае нехватки места в старой. Таким образом, один журнал в небольших компаниях может использоваться достаточно длительное время.

Отдельных требований относительно того, где следует хранить журнал учета, в законе не содержится. Это должно быть место, в которое невозможно обеспечить доступ третьих лиц (например, сейф).

После полного заполнения страниц учетного журнала он передается на хранение в архив. Здесь он должен храниться 75 лет, согласно п. 695 Перечня из Приказа Минкультуры от 2010 года №558.

Именно длительное использование одного журнала указывает на то, что бланк документа должен быть качественным: обложка – твердой, а листы – надежно прошитыми.

Ответственность за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае когда компания не ведет учетную книгу, то если при проверке этот факт откроется трудовым инспекторам, то работодателя могут привлечь к административной ответственности.

По ст. 5.27 КоАП за подобного рода правонарушения предусмотрен штраф до 50 тыс. р. Минимальный штраф для ИП составляет 1000 р., для организаций – 30 тыс. р.

Аналогичные штрафные санкции грозят работодателю и за отсутствие журнала учета или за его неправильное ведение.

Практика показывает, что в спорах суды поддерживают трудовых инспекторов по вопросу выбора меры пресечения за грубые ошибки в учетном журнале.

Именно поэтому работодателю стоит максимально ответственно подходить к оформлению и ведению учетного журнала.

Таким образом, журнал учета трудовой книжки представляет собой документ строгой отчетности, в котором содержится весь перечень сведений относительно движения трудовых книжек на предприятии.

Форма такого журнала и порядок его ведения утвержден на законодательном уровне в Приложении №3 Инструкции №69 от 2003 года. Ведение учетного журнала – это не право, а обязанность работодателя, которая закреплена за ним п. 40 Правил №225.

В архив допускается передавать только полностью заполненный журнал, где он должен храниться 75 лет.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/zurnal-uceta.html

Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца
1	Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4	Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5	Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6	Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки. Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка: с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»; с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером; с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
7	Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8	Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9	Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10	Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11	Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка. Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12	Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13	В зависимости от ситуации: проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку; заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании; указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html